工務店のICT化について

こんにちは、工務店集客ドットコムの渡辺です。
最近ダイエットをやってまして、1ヶ月で4キロ痩せることに成功しました！
このまま目標の6キロまで頑張りたいと思います。

さてSAKAIでは坂井建設時代から、ICT化の推進を行っております。ICT化を行う目的は、バックオフィス業務の時間圧縮を行い、お客様と接するフロントオフィスの部分を時間を増やして行くことです。本日はSAKAIの取り組んでいるICT化についてお話したいと思います。

ICTって何？

そもそもICTとは何んなのかというと「Information Communication Technology」の略語で、日本語では、「情報通信技術」として表すのが一般的です。IT 「Information Technology」とほぼ同義語であると言われていますが、ITは、情報通信技術そのもの、ICTは「Communication」をプラスすることでIT技術を活用し効率化を図ること、と覚えておくと良いかもしれません。

なぜICTをSAKAIが推進しているのか？

世の中では「コロナ」が一番騒がれていますが…「働き方改革！働き方改革」と言う言葉も飛び交ってますよね… 昨年から我々中小企業も例外ではなくなり強制的に「働き方改革」をやらなければならない状況です。
そんな中私が感じているのは「働き方改革」の本質はあまり理解されていないことです。
完全に「働き方改革が独り歩き状態…」な感じがしています。
残業することが「悪」早く帰ることが「正」となっている会社は多いのではないでしょうか？そうなると時間がただ単に短くなっただけで業績は伸びない…もしくは悪化しているなら生産性は低下…このコロナの状況と相まって企業は衰退していくしかありません。

時間短縮と生産性向上を混同していないか？

我々が「働き方改革」という制約の中で、どのようにして工務店は今まで以上の売上をを確保していくのか？これはどこの工務店でも問題ではないでしょうか？
そこでよく上がってくるキーワードが「時間短縮」と「生産性向上」です。
「時間短縮」と「生産性向上」は実際は違う意味ですが、同じような意味で捉えられることが多いように感じます。
単に業務時間が短くなると今まで時間をかけて行っていた業務は終わりません。これは働く時間が短くなっただけで業務時間の短縮ではありますが、会社にとってメリットはありません。
ただ単に終わるべき仕事が終わらなくなっただけです。1時間でどのくらいの成果を出せたのか？時間短縮には成果の指数が含まれていないので、生産性が測れないのです…
一方で「生産性の向上」は、成果 / 時間で表すことができるので、例えるなら1時間あたりの売上比率を向上させることです。私はこれが生産性の向上だと定義しています。

工務店の生産性向上のポイントは？

SAKAIでは、生産性を向上するため、ITを活用に取り組んでいます。
具体的には
・物を探す時間
・移動時間
・書類の作成時間
・会議の時間

などバックオフィス（社内業務）をIT化することで仕組み化を行い、お客様に接するフロントオフィス（営業活動、お客様と直接対峙する業務）に時間を使っていこうという考え方です。
限られた時間をどこに投資するのか？お客様あっての我々工務店ですから、お客様に使う時間を疎かにして会社の繁栄があるはずもありません。
「だって時間ないし…」「残業できないし…」
全部言い訳です。お客様には一切関係のないことですよね！
時間がないならどうやって時間を使うのか「考える」ことが必要ですね！

ICT化を推進していく覚悟を決めた瞬間

ICT化を進めていく上で、強制的に行ったことがあります。それは「働く時間に制約を設ける」ことです。取り組みを始めた5年前「22時以降働かない！」と覚悟を全員で決めました。提案したのは代表でした。もちろん、反発する社員も多かったです。当時の坂井建設は特に生産性が高かったというわけではなく、時間を費やして成果を出していた工務店でした。今思うと夜中まで働いてたな〜と思います。いわゆる◯ラックだったと思います…当時は電源が時間になると強制的に落ちてました、そうしないとスタッフが帰らないので…
今はどうかというと、20時30分には全員退社します。電気も強制的に落とすのを止めました。ただしお客様がどうしても都合が合わず、20時〜打ち合わせしたいとおっしゃっていただいたときは例外です。

当時一番大変だったのは、全員がそのように思えるわけもなく一部の社員がどうにかして仕事がでいないかと考えていたことです。頭に仕事の用のライトをつけてノートパソコンで仕事したり…
一回でるフリをして、電気の落ちないサーバー部分から電源を供給したり…とにかく帰らないで仕事するスタッフが何人かいたのも事実ですが、それも徐々になくなっていきました。
時間の制約ができると時間内でなんとかしようと考えるようになってくるからです。ただ何のために時間に制約をもたせるのか？目的はなんなのか？しっかりと伝え続けることとセットでかんがえなければなりません。そうしないとただ単に時間を短くしただけになりかねないからです。まず形を強制でもいいのでつくること、その上でやっているうちに心がついてきます。
夜遅くまで働いて板敷きは、社内で風邪が流行ると、体調が悪くなる社員が多かったと記憶しています。このままの働き方では、長く持たない…そう代表は感じていたのかもしれません。

どのくらいの変化が起きたのか？

実際に働き方改革を行うことでどのような変化、成果がでたのかグラフにしてみました。

当時社員1人あたりの年間労働時間は2016年8月〜2017年7月の約3,100時間に比べて、2017年8月〜2018年7月は約2,600時間まで削減することができました。これは約60％の削減ということになります。
これだけではただ単に時間削減です。これに売上の軸を加えると同じ期間の売上高を比較して、14億5,000万円から14億6,000万円となりました。業務時間は60％の削減に対して、売上はほぼ同等。つまり生産性は2倍以上になったことがご理解いただけると思います。

大事な指標［粗利 / 時間 ÷ 人］

これはSAKAIの生産性指標です。正確には、「MQ / H ÷ 人」なのですが、ここではわかりやすく記載してます。ちなみにMQとはマージンクオンティティの略で粗利のことです。
1時間あたりどれだけの成果・利益がでたのかしっかりと数値化することで評価するということです。

本日のまとめ

ICTツールを活用し業務を効率化するだけではなく、生産性の向上が鍵だと思います。月あたり、週あたり、1日あたり、1時間の利益額をアップさせるためのキーワードは「Hour」だと考えています。
一日の業務を振り返ってみると、同じような業務を何度も繰り返したり、種類を探したり…それが1週間、1ヶ月、1年で累計するとどのくらいの時間になるのか？もしその時間をお客様のために使えたらどうでしょうか？
業務の改革を行うことでお客様と向き合う時間と、次の一手（戦略）を考える時間を増やす！単に時間圧縮や、NO残業ではないことを理解することが重要です。

最後まで読んでいただきありがとうございました。
以上渡辺でした。