こんにちは。
工務店集客.COMの田中です。
最近は寒くなってきたと思ったら急に暑くなったりと、気温の差が激しくなってきましたので、
皆さん、お体にお気をつけ下さい。
本日は社内でグループ分けされたスタッフが班ごとに様々なイベントの実行委員をするというお話をさせていただきます。
ちなみに、私は忘年会の実行委員のリーダーになりましたので、
日常の業務を行いながら、現在進行系でバタバタと準備に追われています。
どんなグループ分けなのか
年齢・役職・部署など関係なく、バラバラなスタッフ5人で1班構成されており、
期内の各イベントを1班から順番に運営していきます。
事業部という枠組みを越えて、イベントの成功を目標に打合せや実際に準備を行っていきます。
打合せの日程を調整するのが少し大変ですが、
普段、あまり話すことがないスタッフとのコミュニケーションを取ることもでき、とてもいい制度だと感じています。
準備を進める上で気をつけていること
今、リーダーとして準備をしていますが気をつけてることが2つあります。
1つ目は役割を明確にすることです。
忘年会を例にすると、会場との打合せや当日のスケジュール、領収書の作成等があり、
それぞれのスタッフに役割を決めます。
担当者と言っても「全部1人でやってね」という意味でなく、主として動いてもらい他スタッフを巻き込んで進めてもらいます。
2つ目は期日を必ず決めることです。
忘年会当日までの日数を逆算し「このぐらいまでには必要だよね」という期日を打合せの際に決定します。
また、毎週の打合せで進捗の管理をし、遅れている場合はどこで止まっているか話し合い、前に進むように打合せを行います。
これらを気をつけることで、前日になって「あれやってない！これ終わってない！」というような状況を避けることができます。
また、よくある「あの人は何もしていない」という不満も出なくなります。
まとめ
日常の業務にでもイベントの準備でも、何かを行う際は、「誰がやるのか」と「いつまでにやるのか」を決めて取り掛かることが大切です。
「誰がやるのか」が決まっていないと仕事が進まないですし、「いつまでにやるのか」が決まっていないといつまでも仕事が終わりません。
こういったことを意識しながら仕事をすることで、業務時間の圧縮や生産性の向上にも繋がるのではないのでしょうか。
