こんにちは。
工務店集客.COMの田中です。
不定期でお送りしていますGSuiteの記事ですが今回は第3回目はGoogleスプレッドシートをご紹介します。
Googleスプレッドシート
見た目や使い方はMicrosoftのExcelとほとんど変わりません。
「=SUM(A1:A10)」や「=average(A1:A10)」などの一般的な関数も使用できます。
※マニアックな関数は対応していない場合があります
このGoogleスプレッドシートの何がいいかといいますと、
共有をすることで複数人が同時に1つのシートを編集ができるという点がExcelに比べて優れている部分だと思います。
文章ではなかなかわかりにくいかと思いますので、まずは動画をご覧ください。
Googleスプレッドシート操作動画
セルがピンクになっている部分が渡辺が操作をしているセルで、
青になっている部分が田中が操作をしているセルです。
動画では簡単な表を作成をしていますが、複数人で同時に編集をすることで作業効率が上がります。
また、誰かが編集をした時点で自動的に保存されるようになっており、保存忘れを防ぐことも可能です。
坂井建設では、主に会議資料（売上など数字がたくさん入る資料）を作成する際に使用しています。
Googleスプレッドシートを利用する前は会社にある共有サーバーに保存されているExcelファイルを個々人がダウンロードして編集をしていました。
仮に同じ日の同じ時間に2人のスタッフがExcelファイルを編集した場合、修正された2つのファイルは違ったものになります。
また、どちらが最新版なのか判別がつかなくなります。
図1参照
導入後は、複数人が同時に作業ができ常に最新のバージョンが保たれた状態なので、
「最新のバージョンがどれかわからない…」
「この前修正したファイルってどれだっけ…」
といったスタッフの声が劇的に少なくなりました。
図2参照
いかがでしたか？
坂井建設では少し前にExcel不要論が出てきましたが、
外部からの資料はExcelでの資料が多く、すべてをGoogleスプレッドシートへ…というのはまだまだ難しいと思います。
ですが、社内にあるExcelファイルをスプレッドシートへ切り替えていきExcleファイルはなるべく減らそうという動きになっています。
Gmailのアカウントを持っていれば誰でも利用ができるツールになりますので、
ぜひ使ってみてはいかがでしょうか？
