G Suite使ってますか?Part2

G Suite使ってますか?Part2
2018年9月24日 田中佑樹
Googleカレンダーの使い方|工務店集客.COM

こんにちは。
工務店集客.comの田中です。
ちょっと遅くなりましたが、前回紹介したG SuiteというGoogle™のサービスの続編を書いていきます。
今回もすごく便利なツールを紹介しますので、興味がある方はぜひお試しください!


Googleカレンダー

はい、このカレンダーすごいんです…
通常カレンダーと言えば、
卓上カレンダーやスケジュール帳で、その日の予定を記載し、確認するのが一般的な使い方かと思います。
例えば打合せの予定を入れる際、会社の他スタッフの予定が開いてるかどうか知りたいときは自分のカレンダーを見てもわかりませんので、他のスタッフの予定って直接聞くしか方法がありませんよね…
更に人数が増える度に、こんな会話が目に浮かびます…


田中「渡辺さん、28日の13時合いてますか?」
渡辺「OK!あいてるよ!」

田中「木村さん、28日の13時空いてますか?」
木村「ごめん、ちょっと打合せが…」

田中「渡辺さん、木村さんが空いてないので29日14時にしませんか?」
渡辺「ごめん、その時間は打合せが…」


のようなやりとりが必ず発生し、時間のロスになってしまうこともあります。
仮にこのやり取りが電話でのやり取りであれば非常に無駄な電話を繰り返すことになります。

こんな状況にならないよう、Googleカレンダーでは自分の予定を他の人へ「共有」することができます。

スケジュールの共有|Googleカレンダーの使い方|工務店集客.COM

「[MTG]→EC改善」という予定が渡辺・木村・田中の3人に入っていると思います。
これは渡辺が予定を入れる際に、木村と僕(田中)に共有をかけていますので3人のカレンダーに反映されています。
予定の詳細を表示させると…

自分の予定を他の人へ共有|Googleカレンダーの使い方|工務店集客.COM

●日付・時間
●場所(住所設定可能です)
●参加者
●予定の通知時間(この場合は10分前にピョコンと通知が出ます)

上記の内容の他に、後日説明する「Meet(テレビ会議)」のリンクも添付することができます。

他には、渡辺の予定に「[MTG]→こども工務店運営チーム」とありますが、こちらは「この時間はこの打ち合わせがあるから他の打合せはできないよ」という認識ができます。



「働き方改革」という考え方によって、どんどん仕事をする時間というものは減っていくと思います。
実際に弊社でもこの1年で「早く帰ろう」という意識が強くなってきたように感じます。

打合せ1つするにしても、何度も電話をかけて確認することはその他の重要な仕事の時間を削ることになり、
それが1日10分であったとしても、1ヶ月、1年で考えると膨大な時間になると思います。
今回はカレンダーを紹介しましたが、GSuiteには業務の効率化を図ることができるツールがたくさんありますので、ぜひお試しください!