会議のスタイルが変わりました！

こんにちは。工務店集客.COMの田中です。

あっという間に2月も終わりに近づいて来ましたが、この時期は3月からの新入社員向けに各ツールのアカウントの設定や支給するiPadの設定など、バタバタする時期になります。
ちなみに、今年はなんと12人分です…計画的にやっていこうと思います…

今更ですが、今年より会議のスタイルが変化しましたのでご紹介いたします！

どのように変化したのか

弊社坂井建設では毎月第一木曜日に社員全員参加の会議があります。短くても2時間、長ければ4時間程会議の時間がかかっていました。

会議時間を圧縮するため、今年から「会議はスタンディングで行う」という坂井の一言で全ての会議が着座ではなく立って行っています。

実際に立って会議をしてみた

ここで問題が発生しました。机が低すぎます…今使用している机が700mmの高さなので立ったままメモを取るのが大変です。

そこで、大工の射場さんが机を置く台を沢山作ってくれました。

これを机の下に置くと…

ちょうどいい高さになってくれます。これで高さ問題は解決しました！

何度か立ったままの会議を行ってきましたが、足腰に結構きます。（笑）

「ああ、これは会議の時間短縮しようという流れになるな…」と、とても感じました。

会議資料にも変化が

これまでは各課ごとに異なったフォーマットの会議資料を統一しました。

そのため他部門が「何をして、結果はどれで、改善に向けてどう動いて行くのか」といった結論の部分がぼやけており、本来の会議のあり方ではありませんでした。

今回の会議資料では、問題点とその解決案を5項目程度出し、緊急性や重要性が高いものから順番に並べ、次月の会議で出来たか出来なかったか、問題点は何なのかといった形の発表にしています。

今はまだ始めたばかりのため時間がかかってしまう部分もありますが、ちゃんとした形になれば会議時間の圧縮とより濃い内容の会議が実現できるのではないかと思います。

まとめ

「とりあえず集まって、がやがや話して、結果何も決まっていない会議」をなくすためにも、ちょっとの工夫で変化があるかもしれません。

自社で行っている会議をもう一度振り返ってみるといいかもしれませんね。