コスト削減しているつもりが…コストが増えている？見えないコスト
ちょっと書類が必要になって、使おうと思ったら見当たらない…どこにやったっけ…
そんなことが毎日会社では行わています。
この記事を読んでくださっているあなたもご経験あるのではないでしょうか？
これは紙の書類に限らず、パソコンの中のデータもそうかもしれませんね…
一人で探しているうちはまだ良いですが、
「Aさん、こないだの打ち合わせに使った資料どこだっけ？」
こうなると周りの人を巻き込みはじめたらさあ大変です…
自分だけではなく、周囲も巻き込んで探しものを行い、最終的に出てくるのは高く積まれた書類の中から…見つかる！
最初から整理できていればこんなことにはならないのでしょうが…それができるならやっていますよね（笑）
文具メーカー「コクヨ」の調査によると、一般的なビジネスマンは年間150時間の探し物をしているというのです。 1日8時間勤務だと仮定すると年間約19日、年間260日勤務すると仮定すると1日約35分も探し物をしている計算になります。
この時間がなかったら、もっと他にできること沢山あるかもしれませんし、残業せずに家に帰れるかもしれませんね！
そもそも整理をして紙を片付けるという考え方ではなく、紙があるから整理しないといけなくなるわけです。
ということは！紙をなくすというのも一つの考え方です。
整理するスペースも必要なくなりますし、デジタル化してしまえば、移動する時間も削減できます。
本日はデジタル化による時間削減についてお話したいと思います。
コストを減らすつもりがコストをかけてしまっている？
会社でよくあるのが「裏紙を使おう」というコスト削減です。
印刷ミスした書類などをストックしておき、再印刷して使う方法です。
もちろん、すべてデジタル化できるわけではないのでこの方法も間違いではありません。
ですが、印刷しなくていいものは印刷しない！と決めることがとても重要です。
今はパソコンやiPadがあります。
iPadに至ってはは、Pencilが優秀なので、書き込みもとてもスムーズです。
工務店だと図面を印刷したり多いと思いますが、メタ文字というアプリを使えばそもそも
紙自体が不要になります。
削減ではなく不要にするという考え方にシフトすることも重要ですよね！
コストは目に見えるものだけでなく、人が動くコストもあります。
また本当は動かなくてよかった時間や、その時間で他にできたことがあれば
無駄な時間コストはさらに大きくなります。
私は販促物等も制作しますので、紙の良さも知っていますが、無駄な紙や時間を減らすことが
生産性の向上つながると思います。
目的意識をもつことで生産性は向上する
SAKAIでは以下のようなテーマに取り組んでいます。
ちょと面白く表した一例です。
・さようならEXCEL
・脱！捜し物時間
・真のペーパーレス化
など単に改善を行うのではなく、楽しんでできること、ゲーム性をもたせることで 社員に目的意識を持ってもらい取り組んでもらっています。
以上渡辺でした。
